CLASE NUMERO 12

COMBINAR CORRESPONDENCIA

SUGERENCIA  También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupoIniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Configurar el documento principal
Inicie Word.
De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.
En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.

Haga clic en el tipo de documento que desea crear.
Por ejemplo, puede crear:
Un conjunto de sobres     El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.
Un conjunto de etiquetas de dirección    Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos. Haga clic en Etiquetas y especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.
Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico     El contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrónico para crear esos tipos de documentos.
Un catálogo o directorio    Para cada elemento se indica el mismo tipo de información, como su nombre o su descripción, pero el nombre y la descripción de cada uno es único. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento.
Para combinar información en el documento principal, debe conectarlo a un origen de datos, también llamado archivo de datos. Si no dispone previamente de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinación de correspondencia.
Elegir un archivo de datos
En el grupo Iniciar combinación de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

Siga uno de estos procedimientos:
Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook.
Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft OutlookEstablecer conexión con la carpeta de contactos de Outlook normalmente es un proceso sencillo pero, en algunas ocasiones, puede surgir algún problema. A continuación encontrará soluciones a los problemas comunes que pueden surgir:
No encuentro la carpeta Contactos de Outlook
Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico en Outlook, o bien, cambiar su perfil de usuario de Outlook.
Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico
En Microsoft Office Outlook, en el menú Ir, haga clic en Contactos.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la carpeta Contactos que contiene la información que desea usar para la combinación de correspondencia y haga clic en Propiedades.

En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrónico está activada y haga clic en Aceptar.
Cambiar el perfil de usuario de Outlook
El perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrónico y libretas de direcciones. Normalmente sólo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con otras personas o usa distintas libretas de direcciones para usos diferentes, puede configurar más de un perfil. Si, al iniciar la combinación de correspondencia, está usando un perfil que no incluye la carpeta Contactos que desea usar, esa carpeta no estará disponible.
Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione un perfil, elija el que incluya la carpeta Contactos que desee utilizar en la combinación de correspondencia.
Si no se le pide que elija ningún perfil y sabe que tiene varios, quizás desee configurar Outlook de forma que sí se le pida. Para ello:
Cierre Outlook.
En el Panel de control, cambie a Vista clásica y, a continuación, haga clic en Correo.
Haga clic en Mostrar perfiles.
Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfily, a continuación, en Aceptar.
Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas
Si intenta conectar con su carpeta Contactos durante una combinación de correspondencia de Word y Outlook no está configurado como el programa de correo electrónico predeterminado en Windows Internet Explorer, recibirá un mensaje de error que dice:
"No hay ningún cliente de correo predeterminado o el cliente o el cliente actual no puede procesar la solicitud de mensajería. Ejecute Microsoft Office Outlook y establézcalo como el cliente predeterminado".
Para evitar la aparición de este mensaje durante la combinación de correspondencia, siga este procedimiento:
Salga de Word.
En el menú Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a continuación, haga clic en la ficha Programas.
En Correo electrónico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuación, en Aceptar.
Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinación de correspondencia y conecte con la carpeta Contactos de Outlook.
Volver a las sugerencias de OutlookNo puedo establecer conexión con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas
Si inicia una combinación de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta Contactos de Outlook almacenada en las Carpetas públicas, recibe un mensaje de error que dice lo siguiente:
"No se puede completar la operación. Error en el motor de la base de datos o del cuadro de diálogo. Inténtelo de nuevo más tarde".
Si lo intenta más adelante, recibe el mismo mensaje de error.
Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas públicas como archivo de datos para la combinación de correspondencia, debe empezar la combinación de correspondencia de Outlook.
Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos
No se puede conectar directamente con este tipo de libreta de direcciones durante una combinación de correspondencia. En vez de eso, exporte su libreta de direcciones de Outlook Express a un archivo de texto .csv y después conecte con dicho archivo.
Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla
Obtener una vista previa de la combinación
Finalizar la combinación
Imprimir los documentos combinados.
Cambiar copias individuales del documento
Guardar el documento principal

Una vez agregados los campos al documento principal, estará listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinación. Cuando esté satisfecho con la vista previa, puede completar la combinación de correspondencia.

Puede obtener una vista previa de los documentos combinados y realizar los cambios antes de completar efectivamente la combinación.

Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la fichaCorrespondencia:

• Haga clic en Vista previa de resultados.
• Hojee cada documento combinado utilizando los botones Próximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados.
• Obtenga una vista previa de un documento específico haciendo clic en Buscar destinatario.

NOTA  Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la fichaCorrespondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiar todos los documentos o sólo un subconjunto de ellos.

1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, enImprimir documentos.
   
2. Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro.

1. En el grupo Finalizar de la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, enEditar documentos individuales.
   
2. Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con un salto de página entre cada copia del documento.

Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia.

Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal.

• Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya combinada.
• Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.